Fahrtkosten vom arbeitgeber

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    Fahrtkostenerstattung durch den Arbeitgeber

    Die Fahrtkostenerstattung durch den Arbeitgeber kann für viele Arbeitnehmer enorme Vorteile haben. Viele wissen nicht, dass diese Variante für sie sogar günstiger ist, als die Abrechnung der Fahrtkosten über die Werbungskosten. Und viele Arbeitgeber erkennen nicht, dass dieser Bonus für ihre Mitarbeiter ein günstiger Vorteil sein kann.

    Grundsätzlich können Arbeitnehmer ihre Fahrtkosten von der Steuer als Werbungskosten absetzen. Diese Werbungskosten werden vom steuerpflichtigen Einkommen abgezogen. Wer beispielsweise 30.000 Euro im Jahr verdient hat, und Fahrtkosten für öffentliche Verkehrsmittel im Wert von 3.000 Euro absetzen kann, zahlt seine Einkommenssteuer nur noch so, als hätte er 27.000 Euro verdient.

    Abrechnung der Fahrtkosten durch den Arbeitgeber

    Wenn für die Fahrtkostenerstattung Arbeitgeber direkt Geld an ihre Arbeitnehmer zahlen, darf das nicht in unbegrenzter Höhe erfolgen. Denn die Fahrtkostenerstattung ist steuerlich bevorteilt gegenüber anderem Einkommen. Deswegen gilt für die Fahrtkostenerstattung durch den Arbeitgeber ebenfalls eine jährliche Grenze von 4.500 Euro. Diese kann in Ausnahmefällen – analog zur Berechnung der Fahrtkosten für die Werbungskosten – aber auch überschritten werden.

    Der Arbeitgeber erstattet dann dem Arbeitnehmer die Fahrtkosten. Auf diese Erstattung fallen nur 15% Lohnsteuer an – die Zahlungen sind nicht sozialversicherungspflichtig. Sie sind für den Arbeitnehmer also „günstiger“ als sein anderes Einkommen. Der Arbeitgeber wiederum kann die Ausgaben auch noch als Betriebsausgaben abrechnen. Steuerfrei ist die Fahrkostenerstattung für Fahrten, die der Auswärtstätigkeit dienen (also Geschäftsreisen), für Sammelbeförderung (wenn also mehrere Arbeitnehmer beispielsweise gemeinsam zur Arbeitsstätte fahren) oder bei doppelter Haushaltsführung des Arbeitnehmers.

    Vorteile der Fahrtkostenerstattung durch den Arbeitgeber für Arbeitnehmer

    Für Arbeitnehmer ist die Fahrtkostenerstattung durch den Arbeitgeber gegenüber der Abrechnung der Fahrtkosten als Werbungskosten vorteilhaft. Das liegt daran, dass sie hierbei tatsächlich die Kosten erstattet bekommen und nicht nur einen Steuervorteil bekommen.

    Grundsätzlich gilt bei Steuern als Faustregel: Es ist billiger, ein Einkommen zu erzielen, als weniger Steuern darauf zu zahlen. Und es ist teurer, etwas auszugeben, als die dadurch entstehende Steuerersparnis.

    Darüber hinaus ist die Erstattung der Fahrtkosten direkt durch den Arbeitgeber für die meisten Arbeitnehmer aber die einfachere Lösung. Der Arbeitnehmer kümmert sich später um die Abrechnung mit dem Finanzamt und für den Arbeitnehmer fällt weniger Aufwand an. Für gewöhnlich muss er beispielsweise Dienstreisen seinem Arbeitgeber gegenüber weniger intensiv nachweisen. Dieser hat ihn selbst auf die Reise geschickt. Er ist also darüber informiert. Auch die Erstattung von Hotelkosten erfolgt in vielen Betrieben durch das Ausfüllen eines einfachen Formulars, sodass der Arbeitnehmer nicht das gesamte Jahr über entsprechende Belege aufbewahren muss.

    Vorteile der Fahrtkostenerstattung für den Arbeitgeber

    Der Arbeitgeber übernimmt mit der Fahrtkostenerstattung auch einen Teil des Aufwands vom Arbeitnehmer. Denn die genaue Abrechnung der Dienstreisen liegt jetzt bei ihm und wird nicht zwischen Arbeitnehmer und Finanzamt abgewickelt. Trotzdem kann es Vorteilhaft für einen Arbeitgeber sein, diesen zusätzlichen Aufwand zu übernehmen.

    Der erste, einfache Grund ist der positive Effekt für den Angestellten oder Arbeiter. Die Vereinbarung kann als „Bonus“ des Jobs betrachtet werden, der die Loyalität des Arbeitnehmers steigert. Außerdem kostet dieser „Service“ den Arbeitgeber weniger, als er vielleicht denkt: Die Ausgaben können als Betriebsausgaben abgesetzt werden.

    Außerdem müssen darauf nur eine pauschale Lohnsteuer von 15% sowie eventuell der Solidaritätszuschlag und die Kirchensteuer gezahlt werden. Insgesamt ist diese Ausgabe also „günstiger“ als das normale Gehalt für den Arbeitnehmer. Darüber gelten die Aufwendungen für die Fahrtkostenerstattung inklusive der zu zahlenden Steuer als Betriebsausgaben, die der Unternehmer bei seiner Abrechnung berücksichtigen kann.

    Fahrtkostenerstattung und Steuererklärung

    Die Fahrtkosten dürfen, wenn sie vom Arbeitgeber erstattet wurden, selbstverständlich nicht mehr als Werbungskosten vom Arbeitnehmer in seiner Steuererklärung abgesetzt werden. Dass sich die direkte Erstattung finanziell aber mehr für Arbeitnehmer lohnt, haben wir schon erläutert.

    Deswegen kann es für viele Arbeitnehmer eine gute Idee sein, den Chef mal auf eine Fahrtkostenerstattung anzusprechen. Diese ist – statt einer Gehaltserhöhung – ebenfalls ein netter Bonus für den Arbeitnehmer und kostet das Unternehmen weniger als eine direkte Gehaltserhöhung oder das Zahlen von Boni.

    Wenn Sie eine Fahrtkostenerstattung in Ihrer Steuererklärung berücksichtigen müssen, helfen wir Ihnen gerne bei der korrekten Berechnung.

    PhDr. Martin Müller

    PhDr. Martin Müller ist seit über 15 Jahren auf dem Gebiet der Steuerberatung unterwegs. Darüber hinaus hilft er Gründern mit professionellem Coaching ihren Traum von der erfolgreichen Selbständigkeit Wirklichkeit werden zu lassen.

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  • Fahrtkostenerstattung durch den Arbeitgeber

    Übernahmemodelle für Fahrtkosten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte

    Arbeitgeber haben verschiedene Möglichkeiten, ih­ren Arbeitnehmern die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte zu erstatten. Ein An­spruch auf die Erstattung der Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz haben Arbeitnehmer nur, wenn dies in einem Tarifvertrag, einer Betriebsver­einbarung oder einem Einzelarbeitsvertrag verein­bart ist. Die Fahrten zu der ersten Tätigkeitsstätte stellen keine Arbeitszeit dar, sie sind dem privaten Lebensbereich der Arbeitnehmer zuzuordnen. Den­noch kann eine Beteiligung des Arbeitgebers oder auch deren vollständige Übernahme für Arbeitgeber und Arbeitnehmer vorteilig sein. Dieser Beitrag er­läutert verschiedene Übernahmemodelle und was bei der Lohnabrechnung zu beachten ist.

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    Arten der Fahrtkostenerstattung

    Privat-Fahrzeug

    Der Arbeitgeber kann die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte erstatten, wenn der Arbeitnehmer dafür sein privates Fahrzeug benutzt. Für die Erstattung muss der Arbeitgeber mit dem Arbeitnehmer nur einen Erstattungsbetrag pro km vereinbaren. Bei einer Erstattung von 0,30 € ist eine Pauschalversteuerung möglich. Alles was den Betrag von 0,30 € pro km übersteigt, wird als laufender Arbeitslohn mit dem individuellen Steuersatz versteuert.

    Öffentliche Verkehrsmittel (Job-Ticket)

    Bei Fahrten mit dem öffentlichen Verkehrsmittel hat der Arbeitgeber die Wahl, ob er es mit der Entfer­nungspauschale von 0,30 € pro km erstattet oder die tatsächlichen Kosten der Fahrten. Sollte der Ar­beitgeber die tatsächlichen Kosten erstatten, kann er diese ebenfalls pauschal mit 15 % versteuern.

    Zu beachten ist die Höchstgrenze von 4.500,00 €. Erstattet der Arbeitgeber die Fahrten mit den öffent­lichen Verkehrsmitteln nur mit dem Pauschalbetrag in Höhe von 0,30 €, so ist die Pauschalversteuerung in diesem Fall auf 4.500,00 € begrenzt.

    Ein Arbeitnehmer erhält von seinem Arbeitgeber ein Job-Ticket in Höhe von monatlich 175,00 €. Der Ar­beitgeber kann die tatsächlichen Kosten in Höhe von 175,00 € pauschal mit 15 % versteuern. Es ist irrelevant, wenn die Entfernungspauschale unter 175,00 € liegt.

    Dienstwagen

    Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer auch einen Dienstwagen zur privaten Nutzung überlassen. Da­bei können die Fahrten zwischen Wohnung und ers­ter Tätigkeitsstätte entweder mit 0,03 % vom Brut­tolistenpreis ermittelt werden oder anhand eines Fahrtenbuches und der tatsächlichen Kosten. Wer­den die Fahrten zur Tätigkeitsstätte mit den anteili­gen tatsächlichen Kosten ermittelt, so kann man monatlich erstmal einen pauschalen Betrag festset­zen. Die Korrektur kann dann ebenfalls monatlich oder mit einer Dezemberkorrektur im Januar erfol­gen.

    Ein Arbeitnehmer hat für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte einen Dienstwagen mit einem Bruttolistenpreis in Höhe von 25.000,00 € zur Verfügung gestellt bekommen. Die Wohnung ist von der ersten Tätigkeitsstätte 45 km weit entfernt.

    0,03 % von 25.000,00 € x 45 km = 337,50 €

    Pauschal darf nur bis zur Entfernungspauschale ver­steuert werden:

    45 km x 0,30 € x 15 Arbeitstage = 202,50 €

    In der Sozialversicherung ist der pauschal versteu­erte Betrag frei.

    Der laufende Arbeitslohn in Höhe von 135,00 € (= 337,50 € – 202,50 €) wird mit dem individuellen Steuersatz versteuert und ist beitragspflichtig.

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    Barzuschuss

    Eine Pauschalversteuerung ist auch bei Barzuschüs­sen möglich, wenn der Betrag dafür die Vorausset­zungen erfüllt.

    Freibetrag für Fahrtkosten in Höhe von 44,00 €

    Sachbezüge, die monatlich nicht 44,00 € über­schreiten, sind steuer- und beitragsfrei. Zu den Sachbezügen gehören auch die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Barzuschüsse zu den Fahrten fallen nicht unter die 44,00 €-Grenze.

    Zu beachten ist der Jahresfahrschein, da der Zu­fluss mit der Überreichung der Karte entsteht. Ein monatlicher Zufluss entsteht nur, wenn die Fahrbe­rechtigung von Monat zu Monat vom Lohnbüro überreicht wird bzw. bei Chipkarten die Freischal­tung monatlich erfolgt.

    Zuzahlungen des Arbeitnehmers

    Der Arbeitnehmer kann den steuerpflichtigen Sach­bezug (Fahrten Wohnung – erster Tätigkeitsstätte) mindern, indem er zu dem vom Arbeitgeber erstat­tenden Betrag Zuzahlungen leistet. Auf diese Weise kann der Sachbezug auf 44,00 € im Monat gemind­ert werden, was zur Folge hätte, dass der Sachbe­zug nach § 8 Abs. 2 S. 11 Einkommensteuergesetz (EStG) steuerfrei ist.

    Der Arbeitgeber stellt dem Arbeitnehmer ein Job-Ticket im Wert von 60,00 €. Der Arbeitnehmer leistet eine Zuzahlung in Höhe von 20,00 €. Andere Sach­bezüge erhält der Arbeitnehmer nicht.

    Das Job-Ticket ist in diesem Fall steuer- und bei­tragsfrei, da der Sachbezug einen Wert in Höhe von 40,00 € (= 60,00 € – 20,00 €) hat.

    Pauschalversteuerung der Fahrtkosten

    Die Entfernungspauschale ist im § 9 Abs. 1 Nr. 4 EStG geregelt. Dadurch, dass die Entfernungspau­schale als Werbungskosten in der Einkommensteu­ererklärung abgezogen werden kann, kann man als Arbeitgeber den Betrag pauschal mit 15 % Lohn­steuer versteuern. Sollte sich der Arbeitgeber jedoch dazu entscheiden, verliert der Arbeitnehmer den An­spruch auf die Ansetzung der Fahrten als Wer­bungskosten. Der Vorteil ist allerdings die Beitrags­freiheit in der Sozialversicherung.

    Die Pauschalversteuerung darf jedoch nur auf den Betrag erfolgen, der als Werbungskosten ansetzbar ist (0,30 € pro Entfernungskilometer). Der überstei­gende Betrag ist mit dem individuellen Steuersatz zu versteuern. Entscheidet man sich gegen die Pau­schalversteuerung, ist der Gesamtbetrag der Fahr­ten zwischen Wohnung & erster Tätigkeitsstätte mit dem individuellen Steuersatz zu versteuern und in der Sozialversicherung abgabenpflichtig.

    Berechnung

    Pro Entfernungskilometer wird 0,30 € berechnet und das jeden Tag den man zur Arbeit fährt.

    Für die Berechnung darf man nur die vollen Kilome­ter nehmen, das heißt, dass man die Kilometer im­mer abrundet. Ebenfalls ist nur die kürzeste Straßen­verbindung maßgebend. Die Berücksichtigung eines längeren Fahrwegs ist nur erlaubt, wenn eine erheb­liche Zeitersparnis vorliegt.

    Es gibt zwei Möglichkeiten der Ansetzung der Tage. Entweder man führt Aufzeichnungen über die tat­sächlichen Arbeitstage oder man nimmt pauschal 15 Tage im Monat. Pro Tag darf man auch nur einmal den Weg berücksichtigen. Sollte der Arbeitnehmer also mehrmals am Tag zur Tätigkeitsstätte fahren, darf dennoch nur die erste Fahrt angesetzt werden.

    Die Entfernung eines Arbeitnehmers zu seiner Ar­beitsstätte ist 10,7 km entfernt. Der Arbeitnehmer führt keine Aufzeichnungen über die Arbeitstage.

    10 km x 0,30 € x 15 Tage = 45,00 €

    Abwälzung der Pauschalsteuer auf den Arbeit­nehmer

    Der Arbeitgeber kann die Pauschallohnsteuer auf den Arbeitnehmer abwälzen. Allerdings darf die pau­schale Lohnsteuer nicht die Bemessungsgrundlage mindern und gilt als zugeflossener Arbeitslohn. Sie wird separat berechnet und als Nettoabzug abgezo­gen.

    Fahrtkosten in der Lohnsteuerbescheinigung

    Erstattet der Arbeitgeber die Fahrten zwischen Woh­nung und erster Tätigkeitsstätte, müssen auf der Lohnsteuerbescheinigung folgende Zeilen ausgefüllt sein:

    • Zeile 17: Hier ist der Betrag einzutragen der steuerfrei erstattet wird (Siehe 44,00 €-Freigren­ze).
    • Zeile 18: In dieser Zeile sind die steuerfreien Erstattungen einzutragen, die pauschal versteu­ert wurden.

    Werden die Zeilen trotz Erstattung nicht ausgefüllt, haftet der Arbeitgeber für die eventuell zu viel erstat­tete Einkommensteuer bei der Veranlagung des Ar­beitnehmers.

    Stand: 14. Dezember 2015

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    Источники: http://www.steuern-einfach.de/fahrtkostenerstattung-durch-den-arbeitgeber/, http://www.steuerberaten.de/tag/absetzen/fahrtkosten/, http://www.paychex.de/news-liste/fahrtkostenerstattung-durch-den-arbeitgeber.html

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