Pauschale übernachtungskosten

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    Übernachtungskosten und Übernachtungspauschale richtig absetzen

    Bei Geschäftsreisen machen die Übernachtungskosten einen größeren Teil der Reisekosten aus. Auch hier haben Arbeitnehmer die Möglichkeit, sich entweder ihre tatsächlichen Ausgaben oder aber eine Übernachtungspauschale (siehe Tabelle unten) vom Arbeitgeber erstatten zu lassen. Mit zwei völlig legalen Tricks bekommen Sie sogar Gehalts-Extras oder lassen es sich auf Kosten der Firma in einem Luxushotel gutgehen – steuerfrei.

    Seit 1. Januar 2014 gelten schärfere Regeln für beruflich veranlasste Übernachtungskosten bei einem Einsatz außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte. Während der ersten 48 Arbeitsmonate sind diese Kosten weiterhin unbegrenzt als Werbungskosten oder Betriebsausgaben absetzbar. Nach Ablauf dieser Zeit erkennt das Finanzamt nur noch bis zu 1.000 Euro monatlich als Übernachtungskosten an.

    Selbstständige können nur ihre tatsächlichen Kosten geltend machen, die Pauschale steht ihnen seit 2008 nicht zu.

    Übernachtungspauschale bestmöglich nutzen

    Arbeitnehmer brauchen keine Einzelbelege für beruflich bedingte Übernachtungen einzureichen, sondern können sich eine Pauschale von ihrem Chef steuerfrei erstatten lassen. In Deutschland beträgt sie zwar nur 20 Euro pro Nacht, was meist viel niedriger ist als die tatsächlichen Kosten. Steuerlich interessant wird es jedoch im Ausland, wo die Übernachtungspauschalen zwischen 36 und 220 Euro liegen.

    Steuersparmodell 1: Zusätzliches Gehalt. Egal wie niedrig Ihre Kosten tatsächlich waren, Sie dürfen sich immer die Pauschale auszahlen lassen. Wenn Sie also in Neapel, Italien, 40 Euro pro Nacht in einer Pension ausgeben, darf Ihnen Ihr Chef trotzdem pauschal 100 Euro pro Nacht "ersetzen". Also 60 Euro steuerfrei und ohne Sozialversicherung. Bei einer Geschäftsreise mit 5 Übernachtungen kommen so 5 x 60 = 300 Euro zusätzliches Gehalt zusammen. Steuerfreie Gehalts-Extras in dieser Höhe sind eine Seltenheit im deutschen Steuerrecht.

    Steuer-Tipp: Sie dürfen im Jahr beliebig zwischen der Pauschale und der Einzelabrechnung wechseln. Sie wählen also für jede Geschäftsreise und jede Übernachtung die günstigste Abrechnungsmethode.

    Hinweis: Die Pauschale gilt nicht, wenn Sie die Unterkunft von Ihrem Arbeitgeber oder durch Ihr Dienstverhältnis von einem Dritten kostenlos bekommen haben.

    Einzelnachweis für Übernachtungskosten: So geht’s richtig

    Häufig übersteigt die Hotelrechnung die Übernachtungspauschale. In diesem Fall sollten Sie Ihre Belege aufheben und sich die tatsächlichen Kosten vom Chef erstatten lassen. Er darf die gesamte Hotelrechnung steuerfrei und ohne Sozialversicherung übernehmen.

    Steuersparmodell 2: Luxushotel auf Firmenkosten. Dank dieser Regelung darf die Firma ihre Mitarbeiter auf Geschäftsreise in den luxuriösesten Hotels unterbringen. Das kostet zwar Geld, aber dafür steigen Zufriedenheit und Arbeitseifer der Mitarbeiter. Natürlich hat auch dieses Steuersparmodell seine Grenzen: Kosten und Nutzen der Geschäftsreise müssen in einem vernünftigen Verhältnis zueinander stehen, also übertreiben Sie es nicht mit der Mitarbeitermotivation.

    Selbstständige brauchen immer Einzelbelege, um ihre Übernachtungskosten als Betriebsausgaben in der Steuererklärung abzusetzen. Sie dürfen nicht die Pauschale ansetzen. Auch bei ihnen müssen die Hotelkosten angemessen sein.

    Steuer-Falle: Mahlzeiten in der Hotelrechnung herausrechnen

    Was tun, wenn Sie im Hotel gespeist haben und die Kosten dafür in der Gesamtrechnung des Hotels aufgeführt sind? Essen und Trinken sind ja bereits über die Pauschale für Verpflegungsmehraufwand abgegolten. Wenn Sie jetzt die Hotelrechnung einschließlich der Kosten fürs Frühstück etc. bei den Übernachtungskosten berücksichtigten, liefe das auf eine doppelte Erstattung oder zu hohe Steuerersparnis hinaus. Das Finanzamt würde dies nicht erlauben.

    Deshalb gilt bei der Reisekostenabrechnung die Regel: Falls Frühstück, Mittagessen und/oder Abendessen in der Hotelrechnung enthalten sind, müssen Sie diese Kosten aus der Rechnung streichen oder herausrechnen.

    Oft ist ein Streichen nicht möglich, weil die Mahlzeiten in der Hotelrechnung nicht gesondert aufgeführt sind. Zum Beispiel weil auf der Rechnung nur "Vollpension" oder "Halbpension" steht. In diesem Fall rechnen Sie die Verpflegungspauschale aus der Hotelrechnung heraus. Dafür nehmen Sie den Satz für 24-stündige Abwesenheit zur Hilfe und kürzen Ihre Hotelrechnung für jeden Tag und jede Übernachtung pauschal wie folgt:

    • Frühstück in der Hotelrechnung enthalten? Ziehen Sie ein Fünftel (20 Prozent) der Verpflegungspauschale von der Hotelrechnung ab.
    • Mittag- und/oder Abendessen in der Hotelrechnung enthalten? Ziehen Sie jeweils 2 Fünftel (40 Prozent) der Verpflegungspauschale von der Hotelrechnung ab.

    Diese Vorgehensweise gilt sowohl für Arbeitnehmer als auch Selbstständige.

    Was tun, wenn der Chef nicht zahlt?

    Wir erklären hier nur die steuerrechtlichen Fragen. Ob und in welcher Höhe Ihr Arbeitgeber Ihnen Übernachtungskosten erstattet, hängt hingegen vom Arbeitsvertrag oder Arbeitsrecht ab.

    Falls Ihr Unternehmen Ihnen die Übernachtungskosten nicht oder nicht vollständig erstattet, machen Sie den Fehlbetrag in Ihrer Steuererklärung als Werbungskosten geltend. Sie dürfen dann allerdings nicht die Übernachtungspauschale ansetzen, sondern nur die tatsächlichen Kosten abzüglich Erstattung.

    Am Neapel-Beispiel von oben bedeutet das: Ihre Pension kostete 40 Euro pro Nacht, die Übernachtungspauschale beträgt 100 Euro pro Nacht. Ihr Chef erstattet nichts. Die Folge: Sie dürfen nur die 40 Euro geltend machen, die Sie tatsächlich ausgegeben haben – und dies auch nur mit einem schriftlichen Beleg. Die 100-Euro-Pauschale verfällt ungenutzt.

    Steuer-Tipp: Für eine höchstmögliche Ersparnis müssen Sie die Pauschale für Werbungskosten überschreiten, die Ihnen pro Jahr zusteht.

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    Übernachtungskosten und Übernachtungspauschale absetzen

    Wieder einmal beschäftigt einen das Thema Steuererklärung und zwar im Zusammenhang mit Geschäftsreisen.

    Was sind Übernachtungskosten und Übernachtungspauschale, wie unterscheiden sie sich voneinander und was für steuerliche Vorteile kann mir das verschaffen?

    Hierzu soll ein kleiner Überblick in diesem Beitrag verschafft werden.

    Was sind Übernachtungskosten und Übernachtungspauschale?

    Übernachtungskosten fallen in der Regel bei Geschäftsreisen an. Sie machen meistens einen sehr großen Teil von normalen Reisekosten aus. Diese wird centgenau an den Arbeitgeber steuerfrei zurück erstattet, wenn dieser dies beim Arbeitnehmer beantragt.

    Dies ist der Unterschied zur Übernachtungspauschale. Eine Übernachtungspauschale wird dem Arbeitnehmer mit 20,00 € pro Nacht zurück erstattet.

    • Voraussetzung für die tatsächliche Entstehung von Übernachtungskosten oder einer Übernachtungspauschale ist, dass der Arbeitnehmer aufgrund seiner beruflichen Tätigkeit mehr als 24 Stunden von seinem tatsächlichen Wohnort entfernt für seinen Arbeitgeber tätig sein muss. Außerdem muss ausgeschlossen sein, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer keine vergünstigte Variante zur Unterbringung verschaffen kann.

    Wie sind diese Kosten absetzbar?

    Man hat generell die Möglichkeit, sich die Kosten über die Übernachtungspauschale erstatten zu lassen oder aber auch die tatsächlichen Übernachtungskosten. Der Arbeitgeber kann diese Übernachtungskosten bei der Steuer als Betriebsausgaben absetzen. Wenn der Arbeitnehmer sich aber die Übernachtungskosten erstatten lässt, kann er diese bei seiner eigenen Steuererklärung als Werbungskosten absetzen lassen.

    Es kann auch der Fall eintreten, dass der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber die Pauschale von 20,00 € pro Nacht erstattet und der Arbeitnehmer aber höhere Ausgaben hatte. Dann hat er die Möglichkeit, die Differenz – auch als Werbungskosten – bei seiner Steuererklärung abzusetzen.

    Der Arbeitgeber kann nämlich generell nur die tatsächlich entstandenen Übernachtungskosten in seiner Steuererklärung angeben. Früher konnte der Arbeitgeber diese Kosten auch anhand einer Pauschale angeben, doch dies hat der Staat seit dem Jahre 2008 abgeschafft und es ist für diesen nicht mehr möglich, Übernachtungspauschalen seiner Arbeitnehmer bei der Einkommenssteuererklärung in Ansatz zu bringen.

    • Alle Kosten und Aufwendungen müssen sowohl von Arbeitgeber als auch von dem Arbeitnehmer durch Quittungen und Rechnungen oder Belege belegt werden, sonst erkennt das Finanzamt diese Aufwendungen nicht an und sie lassen sich nicht absetzen.

    Ebenso können Arbeitnehmer Kosten für Verpflegung steuerlich geltend machen. Dies geschieht in Form von Werbungskosten gegenüber dem Finanzamt. Hier gibt es allerdings keine Pauschale, die man wie bei den Übernachtungskosten ansetzen kann.

    Grundsätzlich kann man sich als Arbeitnehmer seine Kosten also entweder durch den Arbeitgeber oder aber auch durch die Steuererklärung zurückholen.

    Übernachtungskosten

    Kosten für die Unterbringung während einer mehrtägigen Reise können in unbegrenzter Höhe geltend gemacht werden. Dabei ist ein steuerfreier Ersatz der Übernachtungskosten möglich. Erfolgt dies nicht kann der Arbeitnehmer die Kosten aber auch als Werbungskosten bei seinen Einkünften aus nichtselbstständiger Arbeit ansetzen. Erforderlich ist jedoch der Einzelnachweis der Übernachtungskosten. Die vom Hotel, der Pension bzw. dem Gasthof ausgestellte Rechnung muss auf den Namen des Steuerpflichtigen lauten. Anstelle des Einzelnachweises kann auch ein Pauschbetrag von 20,00 € zum Ansatz kommen. Übernachtet der Arbeitnehmer im Ausland, sind auch höhere Pauschsätze absetzbar. Begleitet der Ehepartner den Reisenden, müssen die Mehrausgaben die durch die Inanspruchnahme eines Doppelzimmers entstehen, vom Rechnungsbetrag abgezogen werden.

    Frühstückskosten sollten nicht in der Rechnung enthalten sein. Denn dieser Kostenanteil gehört nicht zu den Übernachtungskosten, sondern ist den Verpflegungskosten zuzurechnen. Kann ein Einzelnachweis der Frühstückskosten nicht erbracht werden, muss bei Inlandsreisen 4,80 € bei Auslandsreisen 20 % von den ausgewiesenen Übernachtungskosten abgezogen werden.

    Erfolgt die Übernachtung in einem verhältnismäßig teuren Hotel, so ist davon auszugehen, dass die Kosten für das Frühstück mehr als 4,80 € betragen. Will der Steuerpflichtige das Frühstück in Anspruch nehmen, empfiehlt es sich, den Einzelausweis dieser Kosten nicht anzustreben.

    Gesetze und Urteile (Quellen)

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    Источники: http://www.steuer-schutzbrief.de/reisekosten/uebernachtungskosten.html, http://www.steuerklassen.com/steuererklaerung/ratgeber/uebernachtungskosten-und-uebernachtungspauschale-absetzen/, http://www.steuertipps.de/lexikon/u/uebernachtungskosten

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