Pauschale verpflegungsmehraufwand

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    Berufliche Reisekosten

    Reisekosten als Werbungskosten von der Steuer absetzen

    • Zuletzt aktualisiert: 13. Januar 2017
    • Von: Udo Reuß

    Das Wichtigste in Kürze

    • Waren Sie aus beruflichen Gründen unterwegs, können Sie Ihre Ausgaben als Werbungskosten von der Steuer absetzen.
    • Für Fahrtkosten mit Ihrem privaten Fahrzeug setzen Sie entweder einen Pauschalbetrag oder – nachgewiesene – höhere Kosten je gefahrenen Kilometer an.
    • Auch für Ihren Verpflegungsmehraufwand gelten Pauschalen, die je nach Dauer der Abwesenheit gestaffelt sind. Ihr Arbeitgeber kann alternativ die Verpflegungspauschalen steuerfrei erstatten.
    • Die reinen Übernachtungskosten können Sie ebenfalls steuermindernd geltend machen. Weil es dafür keine Pauschbeträge gibt, müssen Sie aber Belege sammeln.

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    Wenn Sie aus beruflichen Gründen unterwegs waren, können Sie die Kosten, die Ihnen dadurch entstanden sind, als Reisekosten bei den Werbungskosten von der Steuer absetzen. Zu den Reisekosten zählen Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand und Reisenebenkosten. Typische Beispiele für beruflich veranlasste Reisen sind Seminar-, Kunden- oder Messebesuche.

    Diese Voraussetzungen müssen erfüllt sein

    Reisekosten sind als Werbungskosten abziehbar, wenn sie durch eine so gut wie ausschließlich beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit entstanden sind. Eine Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn Sie vorübergehend außerhalb Ihrer Wohnung und Ihrer regelmäßigen Arbeitsstätte beruflich tätig geworden sind.

    Ob Ihre Auswärtstätigkeit beruflich veranlasst war, müssen Sie nachweisen. Sie sollten daher die Reisedauer und den Reiseweg genau aufzeichnen und anhand geeigneter Unterlagen belegen, beispielsweise durch ein Fahrtenbuch, Tankquittungen, Hotelrechnungen oder Schriftverkehr.

    Das können Sie absetzen – und das nicht

    Fahrtkosten: Sind Sie mit Ihrem eigenen Fahrzeug gefahren, können Sie für Ihre Fahrten – ohne Nachweise – pauschal für jeden gefahrenen Kilometer folgende Beträge ansetzen:

    • beim Pkw 30 Cent
    • beim Motorrad oder Motorroller 13 Cent
    • beim Moped oder Mofa 8 Cent
    • beim Fahrrad 5 Cent

    Wenn Sie in Ihrem Auto einen oder mehrere Arbeitskollegen mitgenommen haben, erhöht sich der Betrag von 30 Cent um 2 Cent. Auch die in der Realität vielleicht nicht allzu verbreitete Möglichkeit, dass Sie bei einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit mit dem Motorrad oder dem Motorroller einen Arbeitskollegen mitnehmen, ist im Reisekostenrecht abgebildet: In diesem Fall erhöht sich der Betrag von 13 Cent auf 14 Cent.

    Dienst- und Firmenwagen

    Für Fahrstrecken, die Sie mit Ihrem Dienst- oder Firmenwagen oder im Rahmen einer steuerfreien Sammelbeförderung zurückgelegt haben, ist kein Werbungskostenabzug möglich.

    Falls Ihre Kosten mit dem eigenen Auto 30 Cent pro Kilometer überstiegen haben, können Sie auch höhere Kilometerkosten angeben, sofern Sie sie im Einzelnen durch Nachweise belegen können. Dazu müssen Sie Ihre jährlichen Gesamtkosten für Ihr Fahrzeug ermitteln und können dann den Teilbetrag ansetzen, der dem Anteil der zu berücksichtigenden Fahrten an der Jahresfahrleistung entspricht. Wenn Sie für Ihre beruflich veranlassten Reisen öffentliche Verkehrsmittel genutzt haben, brauchen Sie zum Nachweis jeweils Einzelbelege für Bus-, Bahn- oder Taxifahrten.

    Verpflegungsmehraufwand: Weil der Gesetzgeber davon ausgeht, dass Sie auf Reisen mehr Geld für Ihre Verpflegung ausgeben müssen als zu Hause, können Sie Mehraufwendungen für Essen und Trinken von der Steuer absetzen. Dafür sind pauschal feste Beträge vorgesehen, je nachdem, wie lange Sie von Ihrer Wohnung und Ihrer regelmäßigen Arbeitsstätte abwesend waren. Seit 2014 gelten hierfür nur noch zwei pauschale Sätze: 24 Euro für jeden Tag, an dem der Arbeitnehmer mindestens 24 Stunden von seiner Wohnung abwesend ist beziehungsweise 12 Euro für den An- und Abreisetag bei mehrtägigen Reisen. Bei Dienstreisen ohne Übernachtung, die nicht länger als 24 Stunden andauert gelten 12 Euro. Diese Pauschalen darf der Arbeitgeber steuer- und sozialversicherungsfrei erstatten. Maßgeblich ist die Abwesenheit von der ersten Tätigkeitsstätte.

    Zahlt der Arbeitgeber mehr, muss er die Beträge pauschal versteuern.

    Bis 2013 galten noch drei Pauschalsätze:

    Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwand bis 2013

    Diese Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwand sind verbindlich. Selbst wenn Sie also aus Nachweisgründen unterwegs Restaurantrechnungen gesammelt haben, können Sie keine höheren Kosten geltend machen. Anders ist das nur, wenn Sie auf Reisen Geschäftspartner bewirtet haben. Eine Ausnahme ist außerdem für die Bewirtung von (Team-)Kollegen möglich, sofern Ihr Gehalt variable erfolgsabhängige Bestandteile enthält.

    Wenn Sie beruflich im Ausland unterwegs waren, gelten je nach Staat unterschiedliche Pauschbeträge, die sogenannten Auslandstagegelder. Diese Beträge passt das Bundesfinanzministerium in regelmäßigen Abständen an die Preisentwicklung in den einzelnen Ländern an, für Auslandsreisen ab dem 1. Januar 2012 mit Schreiben vom 8. Dezember 2011 und für Auslandsreisen ab dem 1. Januar 2013 mit Schreiben vom 17. Dezember 2012 (Az. IV C 5 – S 2353/08/10006 :003).

    Bei Übernachtung im Doppelzimmer

    setzen Sie die Kosten an, die im selben Haus entstanden wären, wenn Sie ein Einzelzimmer genommen hätten. Fragen Sie im Hotel nach, ob Sie eine Rechnung über ein Einzelzimmer bekommen können. Oder Sie errechnen die Differenz zwischen den Preisen für Einzel- und Doppelzimmer selbst und bewahren als Nachweis beispielsweise eine Preisliste des Hotels auf.

    Übernachtungskosten: Als Übernachtungskosten gelten die tatsächlichen Kosten, die Ihnen für die persönliche Inanspruchnahme einer Unterkunft entstanden sind. Anders als bei den Verpflegungsmehraufwendungen verlangt das Finanzamt bei den Übernachtungskosten Einzelnachweise. Falls Sie nicht allein gereist sind, lässt sich der Fiskus leider nicht an den Mehrkosten beteiligen, die aufgrund der Mitnutzung etwa eines Hotelzimmers durch eine Begleitperson entstehen. Sofern die an Sie adressierte Hotelrechnung auch den Preis für das Frühstück, Mittag- oder Abendessen enthält, kürzt das Finanzamt den abziehbaren Betrag von sich aus prozentual.

    Soweit höhere Übernachtungskosten angefallen sind, weil Sie eine Unterkunft gemeinsam mit Personen genutzt haben, die in keinem Dienstverhältnis zu Ihrem Arbeitgeber stehen, können Sie nur diejenigen Aufwendungen ansetzen, die angefallen wären, wenn Sie die Unterkunft allein genutzt hätten. Nicht abziehbar sind somit Mehrkosten, die aufgrund der Mitnutzung der Übernachtungsmöglichkeit durch eine Begleitperson entstehen, insbesondere wenn die Begleitung privat und nicht beruflich veranlasst ist. Bei Mitnutzung eines Mehrbettzimmers (z. B. Doppelzimmer) können die Aufwendungen angesetzt werden, die bei Inanspruchnahme eines Einzelzimmers im selben Haus entstanden wären.

    Hierhin in der Steuererklärung

    Ihre Angaben zu den Reisekosten machen Sie bei den Werbungskosten auf Seite 2 der Anlage N zur Einkommensteuererklärung 2015 ab Zeile 49. Die Aufwendungen senken Ihr zu versteuerndes Einkommen und sorgen so dafür, dass Ihre Steuerlast geringer ausfällt.

    Auch wenn Sie Übernachtungskosten für den Werbungskostenabzug grundsätzlich einzeln nachweisen müssen, kann es passieren, dass Sie keine Übernachtungsbelege (mehr) haben. In diesem Ausnahmefall dürfen Sie Ihre Kosten schätzen, wenn sie Ihnen zweifelsfrei entstanden sind.

    Reisenebenkosten: Sie sollten zusätzlich die Kosten ansetzen, die Ihnen für die Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck, Telefonate und Schriftverkehr beruflichen Inhalts mit dem Arbeitgeber oder dessen Geschäftspartner, für Straßenbenutzung und Parkplatz sowie eventuelle Schadensersatzleistungen infolge von Verkehrsunfällen entstanden sind. Wenn Sie eine Reisegepäckversicherung abgeschlossen haben, gehören auch diese Kosten zu den Reisenebenkosten, ebenso Wertverluste infolge eines Diebstahls Ihres persönlichen – notwendigen – Reisegepäcks. Geld und Schmuck bleiben dabei außen vor.

    Als Privatvergnügen gelten dagegen Ihre Aufwendungen für private Telefonate, Massagen, Minibar oder Pay-TV – an diesen Kosten lässt sich der Fiskus nicht beteiligen. Das Gleiche gilt für Kosten, die Ihnen für die Anschaffung von Bekleidung, Koffern und anderen Reiseausrüstungen entstanden sind.

    Sonderfall Leiharbeitnehmer

    Ein vom Lohnsteuerhilfeverein „Steuerring“ erstrittenes Urteil des Niedersächsischen Finanzgerichts vom 30. November 2016 (Az. 9 K 130/16; Revision beim Bundesfinanzhof unter Az. VI R 6/17) eröffnet weitere Steuersparmöglichkeiten für Leiharbeiter: Nicht nur die Entfernungspauschale, sondern die Fahrtkosten für jeden gefahrenen Kilometer zum Arbeitsort dürfen Leiharbeitnehmer abrechnen. Es zählt also nicht nur die einfache Wegstrecke, sondern jeder gefahrene Kilometer auf Hin- und Rückfahrt wie bei einer Dienstreise. Dies trifft dann zu, wenn der Arbeitsvertrag vorsieht, dass der Leiharbeitnehmer kurzfristig woanders eingesetzt werden kann, also nicht dauerhaft einem sogenannten Entleiher zugeordnet ist. Im konkreten Fall arbeitete der Leiharbeitnehmer ganzjährig im selben Betrieb, doch im Vertrag stand, dass er „bis auf Weiteres“, also eben nicht dauerhaft, in einer betrieblichen Einrichtung des Entleihers tätig werden soll. Der Betrieb des Entleihers stellt in solchen Fällen keine erste Tätigkeitsstätte dar.

    Ab 1. April 2017 haben Leiharbeitnehmer noch bessere Argumente, weil dann das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz den Einsatz beim selben Entleiher auf höchstens 18 Monate begrenzen wird. Für alle Angestellten, bei denen das Arbeitsverhältnis danach weitergeht, sind von Beginn an Reisekosten zu berücksichtigen. Leiharbeitnehmer sollten deshalb ihre Fahrtkosten aufzeichnen. Autofahrer können 30 Cent je gefahrenen Kilometer absetzen, Bus- und Bahnkunden hingegen die Kosten für ihre gekauften Fahrscheine. Zusätzlich können Leiharbeitnehmer für die ersten drei Monate eines neuen Einsatzes Mehraufwendungen für die Verpflegung geltend machen.

    So können Sie Steuern sparen

    Jobwechsel in Planung: Auch Reisen zu Vorstellungsgesprächen zählen zu den beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten. Sie können Ihre Kosten, die Ihnen durch die Reise zu einem Bewerbungsgespräch entstanden sind, daher als Werbungskosten ansetzen.

    Berufliches und Privates gemischt: Wenn Sie im Zusammenhang mit Ihrer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit in einem mehr als geringfügigen Umfang auch private Angelegenheiten erledigt haben, muss das nicht heißen, dass Sie auf Ihren Kosten sitzen bleiben. Allerdings müssen Sie die beruflich veranlassten von den privat veranlassten Aufwendungen trennen (können). Ist das nicht – auch nicht durch Schätzung – möglich, gehören Ihre gesamten Aufwendungen zu den nicht abziehbaren Aufwendungen für die Lebensführung. Als Aufteilungsmaßstab kommen in der Praxis meist die zeitlichen Anteile in Frage, die auf den beruflich und privat veranlassten Teil der Reise entfallen.

    Beispielrechnung für gemischte Aufwendungen

    Sie haben einen Fachkongress in London besucht und sind Samstagfrüh angereist. Die Veranstaltung fand ganztägig von Dienstag bis Donnerstag statt. Am Sonntagabend sind Sie nach Hause zurückgereist.

    In diesem Fall können Sie die Kosten für zwei Übernachtungen (von Dienstag bis Donnerstag) und die Kongressgebühren vollständig als Werbungskosten abziehen. Die Flugkosten sind gemischt veranlasst und entsprechend den Veranlassungsbeiträgen aufzuteilen. Sachgerechter Aufteilungsmaßstab ist das Verhältnis der beruflichen und privaten Zeitanteile der Reise (beruflich veranlasst sind drei Neuntel). Ihre Verpflegungskosten können Sie nur in Höhe der Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen für die beruflich veranlassten drei Tage als Werbungskosten abziehen.

    Nur eine regelmäßige Arbeitsstätte: Der Bundesfinanzhof hat 2011 entschieden, dass Arbeitnehmer nur eine regelmäßige Arbeitsstätte haben können. Der Fiskus folgt dieser Rechtsprechung (vgl. Bundesfinanzministerium, Schreiben vom 15. Dezember 2011, Az. IV C 5 – S 2353/11/10010). Das hat für Sie den Vorteil, dass Sie die Kosten, die Ihnen für Ihre Fahrten zu anderen Tätigkeitsstätten entstehen, als Reisekosten ansetzen können.

    Zahlung durch den Arbeitgeber

    Als Werbungskosten sind Ihre Reisekosten nur dann abziehbar, wenn Ihr Arbeitgeber sie Ihnen nicht ersetzt hat. Meistens oft zahlt dieser steuer- und sozialversicherungsfrei den Verpflegungsmehraufwand in Höhe der Pauschalen.

    Das Finanzamt geht von einer regelmäßigen Arbeitsstätte aus, wenn Sie dienstrechtlich oder arbeitsvertraglich einer betrieblichen Einrichtung Ihres Arbeitgebers dauerhaft zugeordnet sind oder in einer betrieblichen Einrichtung Ihres Arbeitgebers

    • arbeitstäglich,
    • je Arbeitswoche einen vollen Arbeitstag oder
    • mindestens 20 Prozent Ihrer vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit

    tätig werden sollen.

    Ein Arbeitnehmer ist grundsätzlich auswärts tätig, wenn er außerhalb einer dem Arbeitgeber zuzuordnenden Betriebsstätte tätig wird. Das ist vor allem bei Leiharbeitnehmern der Fall (vgl. Urteil des Bundesfinanzhofs vom 15. Mai 2013, Az. VI R 18/12). Beispiele für Tätigkeitsstätten außerhalb der regelmäßigen Arbeitsstätte sind auch verschiedene Filialen desselben Arbeitgebers.

    Reisekosten in der Steuererklärung

    Wie Sie Ihre Reisekosten in der Steuererklärung absetzen, lesen Sie in unserem Ratgeber So setzen Sie Ihre Reisekosten richtig ab.

    Wenn Sie sich über Einzelheiten informieren möchten, können Sie einen Blick in das Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 24. Oktober 2014 (IV C 5 -S 2353/14/10002) werfen. Interessant ist in diesem Zusammenhang auch das Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 23. Dezember 2014 (IV C 6 -S 2145/10/10005) zu den Entfernungspauschalen.

    Beide Dokumente enthalten zum besseren Verständnis zahlreiche Beispiele.

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    Doppelte Haushaltsführung seit 2014: Wenn Sie aus beruflichen Gründen einen doppelten Haushalt führen, können Sie in Ihrer Steuererklärung für das Jahr 2014 weiterhin die Kosten Ihrer Unterkunft angeben, die Ihnen tatsächlich entstanden sind. Während die Wohnungsgröße von höchstens 60 Quadratmetern anders als bis einschließlich 2013 keine Rolle mehr spielt, werden ab 2014 allerdings nur noch Kosten bis zu 1.000 Euro berücksichtigt. Außerdem wird künftig eine finanzielle Beteiligung an den laufenden Kosten der Haushaltsführung am Lebensmittelpunkt verlangt. Wenn Ihre Barleistungen mehr als zehn Prozent der monatlich regelmäßig anfallenden laufenden Kosten der Lebensführung betragen – zum Beispiel Miete, Mietnebenkosten, Kosten für Lebensmittel und andere Dinge des täglichen Bedarfs –, geht der Fiskus von einer finanziellen Beteiligung aus.Mehr dazu lesen Sie in unserem Ratgeber So setzen Sie Kosten der doppelten Haushaltsführung ab.

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    Artikel verfasst von

    Finanztip-Experte für Steuern

    Der Steuerrechtler und Diplom-Kaufmann Udo Reuß ist bei Finanztip für Steuerthemen verantwortlich. Zuvor war er bei verschiedenen Wirtschafts- und Fachverlagen wie Handelsblatt, F.A.Z.-Verlagsgruppe, Haufe-Lexware und Vogel Business Media tätig – 14 Jahre davon arbeitete er als Chefredakteur von Fachzeitschriften. Aus dem komplexen Steuerrecht zieht er die relevanten Urteile für Steuersparer. Den Autor erreichen Sie unter [email protected] .

    freie Finanztip-Mitarbeiterin (bis 2015)

    Als freie Mitarbeiterin hat Sabine Himmelberg auf Finanztip zum Thema Steuern geschrieben. Sie blickt auf mehr als zwanzig Jahre Redaktionsarbeit im Steuerrecht zurück. Als spezialisierte Fachjournalistin deckt Sabine Himmelberg ein breites inhaltliches Spektrum für Publikationen namhafter Fachverlage ab. Nach ihrem Magisterabschluss an der Universität zu Köln trat sie in die Redaktion des Deubner Verlags ein, der Informationen für Rechtsanwälte und Steuerberater herausgibt und der WEKA-Gruppe angehört. Sie leitete dort drei Jahre lang die Redaktion Steuern.

    Auslandsreise-Pauschalen 2018

    Steuerliche Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei betrieblich und beruflich veranlassten Auslandsreisen ab 1. Januar 2018

    Bundesministerium der Finanzen 8. November 2017, IV C 5 – S 2353/08/10006 :008 (DOK 2017/0918346)

    Aufgrund des § 9 Absatz 4a Satz 5 ff. Einkommensteuergesetz (EStG) werden im Einvernehmen mit den obersten Finanzbehörden der Länder die in der anliegenden Übersicht ausgewiesenen Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten für beruflich und betrieblich veranlasste Auslandsdienstreisen ab 1. Januar 2018 bekannt gemacht (Fettdruck kennzeichnet die Änderungen gegenüber der Übersicht ab 1. Januar 2017 – BStBl 2016 I S. 1438 = SIS 16 25 96).

    Bei eintägigen Reisen in das Ausland ist der entsprechende Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland maßgebend. Bei mehrtägigen Reisen in verschiedenen Staaten gilt für die Ermittlung der Verpflegungspauschalen am An- und Abreisetag sowie an den Zwischentagen (Tagen mit 24 Stunden Abwesenheit) im Hinblick auf § 9 Absatz 4a Satz 5 2. Halbsatz EStG insbesondere Folgendes:

    • Bei der Anreise vom Inland in das Ausland oder vom Ausland in das Inland jeweils ohne Tätigwerden ist der entsprechende Pauschbetrag des Ortes maßgebend, der vor 24 Uhr Ortszeit erreicht wird.
    • Bei der Abreise vom Ausland in das Inland oder vom Inland in das Ausland ist der entsprechende Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes maßgebend.
    • Für die Zwischentage ist in der Regel der entsprechende Pauschbetrag des Ortes maßgebend, den der Arbeitnehmer vor 24 Uhr Ortszeit erreicht.

    Siehe dazu auch Rz. 51 des BMF-Schreibens vom 24. Oktober 2014 (BStBl I S. 1412).

    Schließt sich an den Tag der Rückreise von einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit zur Wohnung oder ersten Tätigkeitsstätte eine weitere ein- oder mehrtägige Auswärtstätigkeit an, ist für diesen Tag nur die höhere Verpflegungspauschale zu berücksichtigen. Im Übrigen, insbesondere bei Flug- und Schiffsreisen, ist R 9.6 Absatz 3 LStR zu beachten.

    Zur Kürzung der Verpflegungspauschale gilt Folgendes:

    Bei der Gestellung von Mahlzeiten durch den Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung durch einen Dritten ist die Kürzung der Verpflegungspauschale i. S. d. § 9 Absatz 4a Satz 8 ff. EStG tagesbezogen vorzunehmen, d. h. von der für den jeweiligen Reisetag maßgebenden Verpflegungspauschale (s. o.) für eine 24-stündige Abwesenheit (§ 9 Absatz 4a Satz 5 EStG), unabhängig davon, in welchem Land die jeweilige Mahlzeit zur Verfügung gestellt wurde.

    Für die in der Bekanntmachung nicht erfassten Länder ist der für Luxemburg geltende Pauschbetrag maßgebend, für nicht erfasste Übersee- und Außengebiete eines Landes ist der für das Mutterland geltende Pauschbetrag maßgebend.

    Die Pauschbeträge für Übernachtungskosten sind ausschließlich in den Fällen der Arbeitgebererstattung anwendbar (R 9.7 Absatz 3 LStR und Rz. 123 des BMF-Schreibens vom 24. Oktober 2014, BStBl I S. 1412 = SIS 14 28 22). Für den Werbungskostenabzug sind nur die tatsächlichen Übernachtungskosten maßgebend (R 9.7 Absatz 2 LStR und Rz. 112 des BMF-Schreibens vom 24. Oktober 2014, BStBl I S. 1412 = SIS 14 28 22); dies gilt entsprechend für den Betriebsausgabenabzug (R 4.12 Absatz 2 und 3 EStR).

    Dieses Schreiben gilt entsprechend für doppelte Haushaltsführungen im Ausland (R 9.11 Absatz 10 Satz 1, Satz 7 Nummer 3 LStR und Rz. 107 ff. des BMF-Schreibens vom 24. Oktober 2014, BStBl I S. 1412 = SIS 14 28 22).

    Dieses Schreiben wird im Bundessteuerblatt Teil I veröffentlicht.

    (Änderungen gegenüber 1. Januar 2017 – BStBl 2016 I S. 1438 – im Fettdruck)

    dauer von mindestens 24 Stunden je Kalendertag

    Ratgeber Verpflegungspauschale

    Nützliche Informationen und Tipps zur Abrechnung der Verpflegungspauschale

    Zur Entschädigung für den Mehraufwand bei der Verpflegung auf Geschäftsreisen erhalten Dienstreisende eine Verpflegungspauschale. Dieser Ratgeber übersetzt die bürokratischen Regelungen in alltagstaugliche Hinweise. Er liefert die nützlichsten Informationen rund um das Thema Verpflegungspauschale und Verpflegungsmehraufwendungen und ergänzt diese mit konkreten Praxisbeispielen, sodass Sie für Ihre nächste Abrechnung gerüstet sind.

    Verpflegungspauschale auf einen Blick

    Die wichtigsten Informationen aus dem Artikel sind hier auf einen Blick zusammengefasst:

    • Verpflegungsmehraufwand wird pauschal abgestuft nach Abwesenheit pro Tag berechnet
    • Kürzung der Pauschalen durch Verpflegung, die vom Arbeitgeber auf Dienstreisen gewährt wird (z.B. Frühstück im Hotel)
    • Mitternachtsregelung bei Dienstreisen über zwei Tage ohne Übernachtung (Arbeiten über Nacht) als Ausnahme der separaten Betrachtung der Pauschale pro Kalendertag
    • Anpassung der Pauschale bei Reisen mit dienstlichem und privatem Anteil im entsprechenden Verhältnis
    • Zusammenfassen von mehreren, kurzen Dienstreisen an einem Tag kann zum Ansatz einer Verpflegungspauschale führen

    Zur Verdeutlichung sind die verschiedenen Szenarien jeweils mit einem Praxisbeispiel erläutert.

    Grundsätzliches zum Verpflegungsmehraufwand

    Für die Abrechnung der Verpflegungspauschalen ist es wichtig zu wissen, dass für den Gesetzgeber eine Dienstreise erst ab der Dauer von acht Stunden beginnt und für die Berechnung die jeweiligen Kalendertage separat betrachtet werden. Eine Ausnahme ist die Mitternachtsregelung (siehe Absatz „Interessante Szenarien aus der Praxis“). Grundsätzlich unterscheidet das Einkommensteuerrecht beim Verpflegungsmehraufwand folgende Pauschalen:

    Wichtig: Für den An- und Abreisetag gilt jeweils eine Pauschale in Höhe von 12 Euro. Die Dauer der Abwesenheit ist an diesen Tagen unerheblich.

    Ein Arbeitnehmer ist im Rahmen seiner Tätigkeit auf einer dreitägigen Dienstreise bei einem Kunden vor Ort. Er beginnt die auswärtige Tätigkeit am ersten Tag um 15 Uhr an seiner Wohnung, verbringt den zweiten Tag beim Kunden vor Ort und ist am dritten Tag um 17 Uhr zurück an seiner Wohnung. Es fallen folgende Verpflegungspauschalen an:

    Im Zusammenhang mit einer länger andauernden Dienstreise, die jeweils am gleichen Ort ausgeführt wird, ist die 3-Monatsfrist zu beachten. Dauert die Auswärtstätigkeit an dem selben Ort länger als drei Monate, geht das Finanzamt nicht mehr von einer Dienstreise aus und der Ansatz der Verpflegungspauschale entfällt ab dem Beginn des vierten Monats.

    Wichtig: Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen führt dazu, dass die 3-Monatsfrist von Neuem berechnet wird. In die Unterbrechungszeit zählen auch Krankheit und Urlaub.

    Ein Consultant hat einen länger andauernden Beratungseinsatz bei einem Großkunden des Unternehmens und ist dafür voraussichtlich sechs Monate beim Kunden vor Ort. Nach zwei Monaten fällt der Consultant auf Grund von Krankheit zwei Wochen aus und hat anschließend zwei Wochen geplanten Urlaub. Danach nimmt er seine Tätigkeit beim Kunden wieder auf.

    • Berechnung der 3-Monatsfrist:

    Grundsätzlich beginnt die 3-Monatsfrist mit Aufnahme der auswärtigen Tätigkeit. Durch die zusammenhängende Unterbrechung von vier Wochen durch Krankheit und Urlaub beginnt die Frist in diesem Beispiel mit der Wiederaufnahme der Auswärtstätigkeit von Neuem. Es kann also für fünf der sechs Monate der Dienstreise die Verpflegungspauschale geltend gemacht werden.

    Kürzung der Verpflegungspauschalen

    In bestimmten Szenarien kann es zu einer Kürzung der oben genannten Verpflegungspauschalen kommen. Die zwei häufigsten Situationen werden hier erläutert.

    Die Pauschalen sind zu kürzen, wenn der Geschäftsreisende während der Dienstreise Verpflegung von seinem Arbeitgeber bekommt. Handelt es sich um ein Frühstück, wird die Verpflegungspauschale um 20 % gekürzt. Für vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellte Mittag- bzw. Abendessen reduziert sich der Pauschalbetrag um jeweils 40 %. Die prozentuale Berechnung erfolgt jeweils vom Pauschalsatz für einen kompletten Dienstreisetag.

    Ein Arbeitnehmer ist im Rahmen seiner Tätigkeit auf einem dreitägigen auswärtigen Seminar. Das Seminar wurde vom Arbeitgeber gebucht und direkt bezahlt. Ein Frühstück für den zweiten und dritten Tag der Dienstreise erhält der Arbeitnehmer im Rahmen des Seminars inklusive. Die restliche Verpflegung übernimmt der Arbeitnehmer selbst. Der Verpflegungsmehraufwand berechnet sich hier wie folgt:

    (abzügl. 20 % Frühstück) = 19,20 Euro

    (abzügl. 20 % Frühstück) = 7,20 Euro

    Der Pauschalbetrag von 48 Euro reduziert sich durch das vom Arbeitgeber gestellte Frühstück an Tag 2 und Tag 3 jeweils um 20 %.

    Der zweite, in der Praxis relativ häufige, Fall einer Kürzung der Verpflegungspauschale tritt bei einem sogenannten vom Arbeitgeber veranlassten Essen ein. Der Arbeitgeber organisiert und finanziert z.B. ein Essen mit einem Geschäftspartner während einer Geschäftsreise und gibt dem Arbeitnehmer die Weisung im Interesse des Arbeitgebers daran teilzunehmen.

    Ein Arbeitnehmer ist im Rahmen seiner Tätigkeit auf einem dreitägigen auswärtigen Seminar. Am Abend des zweiten Tages hat sein Arbeitgeber ein Geschäftsessen mit einem Kunden in der Nähe des Seminarortes geplant, an dem der Arbeitnehmer teilnehmen soll. Das Geschäftsessen wird vom Arbeitgeber finanziert. Die restliche Verpflegung übernimmt der Arbeitnehmer selbst. Der Verpflegungsmehraufwand berechnet sich hier wie folgt:

    (abzügl. 40 % Abendessen) = 14,40 Euro

    Durch das vom Arbeitgeber veranlasste und finanzierte Geschäftsessen reduziert sich die Verpflegungspauschale am zweiten Tag entsprechend der oben genannten Prozentsätze.

    Interessante Szenarien zum Verpflegungsmehraufwand aus der Praxis

    Die sogenannte Mitternachtsregelung gilt für Auswärtstätigkeiten ohne Übernachtung, bei denen sich die Abwesenheitszeiten auf zwei Kalendertage verteilen. Hier kann ab einer zusammengerechneten Abwesenheit von mehr als acht Stunden der Pauschalbetrag von 12 Euro angesetzt werden. Zugeordnet wird die Verpflegungspauschale zu dem Kalendertag, an dem der Dienstreisende den überwiegenden Teil abwesend ist.

    Ein IT-Berater wird für einen Eilauftrag zu einem Kunden beordert. Er beginnt die Dienstreise um 19 Uhr und löst das vorhandene Problem in der Unternehmenssoftware über Nacht. Die Dienstreise endet am folgenden Tag um 6 Uhr an seiner Wohnung.

    Durch die Mitternachtsregelung kann für den zweiten Tag eine Verpflegungspauschale von 12 Euro angesetzt werden, da sich die Gesamtabwesenheit des IT-Beraters auf 11 Stunden aufsummiert und sich der größte Teil auf den zweiten Tag verlagert.

    Gemischt veranlasste Reisen sind Dienstreisen verknüpft mit privaten Vergnügungen (z.B. vormittags Schulungen, nachmittags Zeit für Erkundungen der Region und touristische Aktivitäten). Die Verpflegungspauschale wird nur für den dienstlichen Teil der Reise gewährt und ist nach den Verhältnissen zwischen dienstlich und privat anzupassen.

    Die Außendienstmitarbeiter des Unternehmens nehmen an einer Schulungswoche an der Ostsee teil. Diese ist so gegliedert, dass die Mitarbeiter jeweils bis 13 Uhr Schulungen erhalten und die Nachmittage zur Verfügung stehen um die Region zu erkunden.

    Da es sich bei dieser Schulungswoche um eine Reise mit dienstlichem und privatem Anteil handelt (50 % zu 50 %) wird auch der Verpflegungsmehraufwand entsprechend diesem Verhältnis angepasst. Die Außendienstmitarbeiter erhalten jeweils nur die Hälfte des Pauschalbetrages pro Tag, da der restliche Teil privates Vergnügen darstellt.

    Bei der Kürzung der Verpflegungspauschale ist der tatsächliche Preis der Mahlzeit zu beachten. Sollte das Frühstück im Hotel z.B. nur 4 Euro kosten, werden auch nur 4 Euro anstatt des Pauschalabzugs von 4,80 Euro von der Verpflegungspauschale abgezogen. Ist dagegen das Frühstück teurer als 4,80 Euro bleibt es bei diesem Pauschalabzug, d.h. der Arbeitnehmer wird nicht schlechter gestellt.

    Eine eingenommene Mahlzeit an Bord eines Flugzeugs kann ebenfalls zur Kürzung der Verpflegungspauschale führen. Ausschlaggebend dafür ist, ob die servierte Mahlzeit eine vollwertige Mahlzeit ersetzt. Verbreiteter Grundsatz hier ist: Alles was an Bord auf einem Tablett serviert wird, kann als vollwertige Mahlzeit angesehen werden.

    Sofern Sie auf einer mehrwöchigen Geschäftsreise unterwegs sind und nur an den Wochentagen arbeiten, wird für die freien Tage am Wochenende (oder auch bei Feiertagen) trotzdem der Verpflegungsmehraufwand erstattet. Grund dafür ist, dass die freien Tage durch die Dienstreise bedingt sind und nicht vermieden werden können.

    Источники: http://www.finanztip.de/reisekosten-absetzen/, http://www.sis-verlag.de/praxishilfen/weitere-praxishilfen/19-auslandsreise-pauschalen-2009-auslandsreise-pauschalen-2009, http://www.hotel.de/blog/geschaeftsreise/verpflegungspauschale-ratgeber/

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