Steuererklärung belege

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    Papierlose Steuererklärung Welche Belege will das Finanzamt sehen?

    Bahntickets, Apothekenquittungen, Versicherungsabrechnungen – viele Nachweise muss man gar nicht mehr mit der Steuererklärung abgeben. Manchmal ist es aber sinnvoll, es trotzdem zu tun.

    Die Ankündigung aus dem Finanzministerium Ende des letzten Jahres klingt erfreulich: "Ab 2017 wird die Steuererklärung leichter", heißt es auf der Website. "Die generellen Belegvorlagepflichten werden weitgehend durch Vorhaltepflichten ersetzt". Quittungen und Nachweise braucht man künftig also nicht mehr mit der Steuererklärung abzugeben, sondern muss sie nur noch auf Nachfrage vorlegen. Eigentlich eine gute Nachricht, doch Erich Nöll, der Geschäftsführer des Bundesverbands Lohnsteuerhilfevereine (BVL), ist nicht richtig glücklich darüber. Es ist nicht der Inhalt der Veröffentlichung, der ihn stört, sondern der Zeitpunkt: "Schließlich beschäftigen sich die Menschen derzeit mit der Einkommensteuererklärung 2016." Und für die gelten noch die alten Regeln.

    Schon heute kann man auf viele Belege verzichten, wenn man die Steuererklärung per Elster-Verfahren einreicht. Pflicht sind weiterhin:

    • Zuwendungsnachweise, insbesondere Spendenbescheinigungen. Bei Beträgen bis 200 Euro reicht der Kontoauszug.
    • Nachweise über eine Behinderung (gilt nur im ersten Jahr oder wenn es Änderungen gibt).
    • Bescheinigungen über vermögenswirksame Leistungen.
    • Nachweise über die Unterhaltsbedürftigkeit.
    • Steuerbescheinigungen über Kapitalerträge, wenn man keine Kirchensteuer abgeführt hat (gilt nur für Kirchensteuerpflichtige).
    • Steuerbescheinigungen über die anrechenbare Kapitalertragssteuer, wenn man die Günstigerprüfung beantragt hat.
    • Bescheinigungen über anrechenbare Steuern, die man im Ausland abgeführt hat.
    • Die besondere Lohnsteuerbescheinigung, wenn der Arbeitgeber die Lohnsteuerdaten nicht elektronisch an die Finanzverwaltung übermittelt hat (kann bei Minijobs vorkommen).

    Lieber gleich einreichen

    Bei außergewöhnlich hohen Werbungskosten ist es zumindest sinnvoll, die Belege gleich mit abzugeben, denn das Finanzamt wird wahrscheinlich sowieso danach fragen. Das gilt etwa für beruflich veranlasste Umzugskosten oder wenn man ein häusliches Arbeitszimmer eingerichtet hat. Auch doppelte Haushaltsführung sehen sich die Sachbearbeiter zumindest im ersten Jahr genauer an.

    Der Großteil der Steuererklärungen, die per Elster eingehen, wird heute automatisch bearbeitet. Im Hintergrund arbeitet aber ein Risikomanagementsystem. Wenn Angaben nicht schlüssig erscheinen, fällt das auf und es wird "von Hand" kontrolliert. Außerdem werden ständig Steuerfälle im Zufallsverfahren für die Intensivprüfung ausgewählt. Unterlagen sollte man also nicht vorschnell entsorgen, auch wenn sie wahrscheinlich niemand sehen will.

    Kleinlichkeit ist weit verbreitet

    Für Tankquittungen, Arbeitsmittel oder Beitragsabrechnungen von Versicherungen interessiert sich das Finanzamt normalerweise nicht, solange die Ausgaben im üblichen Rahmen bleiben. Zumindest ist das die offizielle Version der Steuerverwaltung. Die Realität sieht laut den Erfahrungen des BVL dann doch manchmal anders aus. Kleinliche Anforderungen seien keine Seltenheit, berichten die Lohnsteuerhelfer. Ob eine Steuererklärung ohne weitere Belege durchgewunken wird, hängt demnach vom Finanzamt ab, teilweise auch vom jeweiligen Sachbearbeiter. Manchmal müssten Steuerzahler immer wieder Nachweise für Arbeitszimmer oder Mietverträge einreichen, obwohl sich die Ausgaben seit Jahren nicht geändert hätten.

    Schickt man die gesetzlich vorgeschriebenen Belege nicht ein, braucht das Finanzamt gar nicht nachzuhaken: Es kann die Angaben in der Steuererklärung einfach ignorieren. Bei Nachweisen, die nicht Pflicht sind, geht das aber nicht. Hat der Sachbearbeiter Zweifel, muss er die Unterlagen anfordern, erläutert Erich Nöll. Doch längst nicht alle machten sich diese Umstände. "Recht häufig" würden Aufwendungen einfach gestrichen, ohne dass nochmal nachgefragt werde. Betroffene können sich dagegen wehren, indem sie dem Steuerbescheid widersprechen. Wer die Sache beschleunigen möchte, gibt Belege im Zweifel lieber gleich mit ab. Das gilt auf jeden Fall noch für die Steuererklärung für 2016. Wie die Finanzämter die neue Belegfreiheit 2017 interpretieren, wird sich zeigen.

    Steuererklärung: Belege und andere Nachweise

    Wenn Sie bestimmte Aufwendungen von der Steuer absetzen wollen, müssen Sie diese nachweisen. Das geht am einfachsten mit Quittungen und Rechnungen oder anderen Belegen.

    Sammeln Sie schon während des Jahres die entsprechenden Belege und machen Sie sich Aufzeichnungen. Je detaillierter später die Aufzeichnungen für Ihre Steuererklärung sind, desto eher erkennt das Finanzamt einzelne Aufwendungen an – auch wenn Sie mal keinen Beleg vorlegen können.

    Belege sind zum einen Rechnungen, Quittungen, Kassenzettel, Kaufverträge, Spendenbescheinigungen, Parkscheine, Fahrkarten etc. Darauf muss stehen, wie viel Sie wofür, wann und wem gezahlt haben.

    Zu den Belegen gehören zum anderen alle sonstigen Unterlagen über „steuerlich erhebliche Tatsachen“, also zum Beispiel die Reisekostenabrechnung, in der Sie alle angefallenen Kosten einer Dienstreise zusammenfassen, ein Attest über die Notwendigkeit einer Kur oder die Bescheinigung über die Teilnahme an einem Fortbildungslehrgang.

    Am besten sind Belege, auf denen die Art der Aufwendungen genau bezeichnet ist. Die Bezeichnung „Fachbuch“ zum Beispiel reicht nicht aus. Lassen Sie den Titel dazuschreiben, oder vermerken Sie ihn selbst auf dem Beleg. Wenn auf einem Kassenbon nur die Artikelnummer oder der Preis steht, dann schreiben Sie dazu, was Sie gekauft haben. Auch eine Kopie des Buchcovers kann helfen.

    Wichtig ist auch ein auf dem Beleg gut lesbares Datum. Daraus erkennt der Finanzbeamte, dass die Kosten in dem entsprechenden Kalenderjahr bei Ihnen abgeflossen sind.

    Der Empfänger der Zahlung muss nicht unbedingt auf dem Beleg stehen, aber es ist empfehlenswert. Ist der Empfänger zum Beispiel eine Fachbuchhandlung, steigen Ihre Chancen, dass das Finanzamt ein dort gekauftes Fachbuch als Werbungskosten anerkennt. Steht kein Empfänger auf dem Beleg und fragt das Finanzamt nach, müssen Sie ihn nennen. Sonst darf es die Kosten streichen (§ 160 AO).

    Wer gezahlt hat, muss nicht auf dem Beleg stehen. Das Finanzamt unterstellt, dass der „Belegbesitzer“ auch gezahlt hat.

    Ihre Belege und Unterlagen können Sie dem Finanzamt im Original vorlegen. Oder Sie machen dem Finanzamt Kopien. Zins- und Spendenbescheinigungen will das Finanzamt allerdings im Original sehen. Legen Sie andere Belege in Kopie vor, kann das Finanzamt die Vorlage der Originale verlangen.

    Wer seine Originalbelege nicht aus der Hand geben will, gibt am besten die Steuererklärung persönlich beim Finanzamt ab. Sie können dann mit dem Finanzbeamten gleich die Belege durchgehen, Zweifelsfragen klären und die Unterlagen anschließend im Regelfall wieder mit nach Hause nehmen. Allerdings ist der Finanzbeamte nicht verpflichtet, die Belege in Ihrer Gegenwart zu prüfen. Er kann sie auch behalten und die Prüfung später ohne Sie in aller Ruhe vornehmen, zum Beispiel bei schwierigen Sachverhalten oder umfangreichen Belegsammlungen.

    Hat der Finanzbeamte die Belege geprüft, schickt er sie Ihnen per Post zurück. Auf Dauer behalten darf er die Belege nur, wenn Sie damit einverstanden sind. Sonst muss er sich Kopien machen und die Originale wieder an Sie zurückgeben (Verfügung der OFD Nürnberg vom 1.9.1993, DStR 1993 S. 1749).

    Wenn Sie für einzelne Aufwendungen keinen Beleg haben, dürfen Sie diese trotzdem steuerlich geltend machen. Aber: Sie müssen dem Finanzamt glaubhaft machen, dass Ihnen Kosten entstanden sind. Erläutern Sie dem Finanzamt schriftlich oder mündlich die näheren Umstände der Ausgabe und nennen Sie auch einen plausiblen Grund für den fehlenden Beleg.

    Konnten Sie dem Finanzamt gegenüber glaubhaft machen, dass Sie Aufwendungen hatten, muss in einem zweiten Schritt die Höhe der Kosten bestimmt werden. Hier gibt es mehrere Möglichkeiten:

    Am einfachsten ist es, wenn der Gesetzgeber Pauschalen festgesetzt hat (z.B. für die Fahrten zur Arbeit, für Dienstreisen, für die Führung des Gehaltskontos). Aber: Auf diese Pauschalen haben Sie nur dann einen Anspruch, wenn Sie tatsächlich entsprechende Kosten hatten. Das Finanzamt hat manchmal Zweifel, wenn die Pauschalen zu sehr hohen abzugsfähigen Kosten führen.

    Sie stellen sich selbst einen Beleg aus. Ein Eigenbeleg kommt zum Beispiel in Betracht bei Ausgaben an (Münz-)Automaten (Kopierer, Parkuhr, Porto) oder Trinkgeldern, für die oft kein Beleg ausgestellt wird. Auch wenn Belege verloren gegangen sind und Ersatz nicht beschafft werden kann, bieten sich Eigenbelege an. Ein Eigenbeleg muss folgende Angaben enthalten:

    • Zahlungsempfänger mit vollständiger Anschrift
    • Art der Aufwendung
    • Preis
    • Datum und eigene Unterschrift.

    Der Eigenbeleg ist nur eine Notlösung und sollte die Ausnahme bleiben. Nennen Sie dem Finanzamt auch immer einen Grund für den Eigenbeleg (z.B. Verlust, Diebstahl, nicht quittiertes Trinkgeld, Benutzung eines Automaten, der keinen Beleg erstellt).

    Wenn die Höhe der Kosten nicht nachweisbar ist, muss das Finanzamt schätzen (§ 162 AO). Dass das Finanzamt nicht gerade zu Ihren Gunsten schätzt, müssen Sie leider akzeptieren. Allerdings können Sie von vornherein auch von sich aus eine Schätzung vornehmen und dann darauf hoffen, dass das Finanzamt Ihre Werte übernimmt.

    Wenn das Finanzamt Ihnen nicht glaubt, Ihre Beweise nicht akzeptiert und Aussage gegen Aussage steht, dann hilft als letztes Mittel der Glaubhaftmachung eine Ortsbesichtigung oder eine eidesstattliche Versicherung.

    Das Ausstellen unrichtiger Belege oder das „Berichtigen“ eines Belegs ist kein Kavaliersdelikt! Wer zum Beispiel einen Eigenbeleg über nicht entstandene Kosten ausstellt oder in einer Einzelaufstellung Aufwendungen hinzufügt, die gar nicht entstanden sind, kann sich wegen Steuerhinterziehung strafbar machen. Das gilt auch, wenn auf einem richtigen Beleg der Betrag oder das Datum verändert wird.

    Verwenden Sie nur eigene Quittungen, die Sie selbst oder Ihr Ehepartner bezahlt haben. Von einem Tausch von Belegen unter Freunden oder Kollegen oder gar von einem Kauf fremder Quittungen lassen Sie besser die Finger! Denn der Handel mit Belegen und Quittungen ist verboten! Wenn das Finanzamt dahinterkommt, drohen bis zu 5.000 Euro Strafe und im schlimmsten Fall eine Anzeige wegen Steuerhinterziehung (§ 379 AO).

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    Welche Belege müssen in die Steuererklärung?

    Seit 2017 gilt die sogenannte Belegvorhaltepflicht. Das heißt: Sie können die Steuererklärung ohne Belege abgeben, müssen diese aber aufbewahren.

    Im Juli 2016В trat ein neues Gesetz zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens in Kraft, das eine grundlegende Г„nderung des GesetzesВ in Bezug auf Belege und Nachweise vorsieht. Bis dahin war jeder Steuerzahler verpflichtet, bestimmte Belege mit seiner SteuererklГ¤rung beim Finanzamt einzureichen. Ab 2017 wurde aus der Belegvorlagepflicht eine sogenannte Belegvorhaltepflicht. Wer seine SteuererklГ¤rung abgibt, istВ demnach zukГјnftig nicht mehr verpflichtet, Belege mit einzureichen. Kurz gesagt: Eine SteuererklГ¤rung ohne Belege ist mГ¶glich.В

    Wichtig: Sammeln und Aufbewahren mГјssen Sie die Belege dennoch, denn bei Bedarf kann das Finanzamt die Unterlagen nachfordernВ – im Zweifelsfall sogar 10 Jahre lang. Mehr dazu erfahren Sie in unserem Artikel zum Thema Aufbewahrungsfrist.

    Ab wann gilt die Belegvorhaltepflicht?

    Das neue Gesetz trat zum 1. Januar 2017 in Kraft, die Änderungen galten daher erstmals für alle Belege, die Sie 2017 sammelten. Diese Belege werden im Steuerjahr 2018 mit der Steuererklärung 2017 eingereicht.

    Welche BelegeВ mГјssen zuhause aufbewahrt werden?

    Folgende Belege sollten Sie griffbereit haben, wenn das Finanzamt RГјckfragen hat oder Belege anfordert:

    • Bescheinigungen Гјber Lohnersatzleistungen wie Arbeitslosengeld, Kurzarbeitergeld oder Elterngeld

    Die Bescheinigungen erhalten Sie von der Behörde, die Ihnen das Geld gezahlt hat: das Arbeitslosengeld vom Arbeitsamt, das Elterngeld zum Beispiel vom Bezirksamt, das Krankengeld von Ihrer Krankenkasse usw. Mehr zum Thema erfahren Sie in unserem Artikel Progressionsvorbehalt: Warum Lohnersatzleistungen die Steuer erhöhen.

    Ihre Bank schickt Ihnen diese Bescheinigung in der Regel automatisch zu.В

    Achten Sie darauf, dass Ihnen die Organisation oder der Verein fГјr den Sie spenden, eine SpendenquittungВ ausstellt. Гњbrigens steht Ihnen nicht nur fГјr eine Geldspende eine Quittung zu, sondern auch fГјr Sachspenden oder sogar fГјr Ihre gespendete Zeit.В

    Dazu zählen zum Beispiel Krankheitskosten, Pflege- und Pflegeheimkosten, Unterhaltskosten, Beerdigungskosten und vieles mehr. Mehr zum Thema erfahren Sie in unserem Steuer ABC Was sind außergewöhnliche Belastungen?.

    Das sind in der Regel entweder ein Schwerbehindertenausweis oder ein Feststellungsbescheid. Beides stellt Ihnen Ihr zustГ¤ndiges Versorgungsamt aus. Oder Sie nehmen den sogenannten Behinderten-Pauschbetrag in Anspruch.В

    Verwandte in gerader Linie müssen füreinander Unterhalt zahlen, wenn nötig. Ist das der Fall, dann fügen Sie den Nachweis über diese Zahlungen Ihrer Steuererklärung bei. Mehr dazu in unserem Artikel zum Thema Unterhalt.

    Studiert Ihr Kind, sollten Sie die sogenannte Immatrikulationsbescheinigung beilegen. Dieses Formblatt bestätigt, dass man an der Hochschule zum Studium eingeschrieben ist.

    Dazu zГ¤hlt in der Hauptsache die so genannte Riester-Rente. Ihre Bank oder Versicherung schickt Ihnen eine Bescheinigung darГјber automatisch zu.В

    Wenn Sie die Arbeitnehmersparzulage beantragen, reichen Sie die Anlage VL mit Ihrer SteuererklГ¤rung ein. Sie ist eine Bescheinigung Гјber vermГ¶genswirksame Leistungen, die Sie von Ihrem Anlageinstitut, also von Ihrer Bank oder Ihrer Bausparkasse, jГ¤hrlich zugeschickt bekommen.В

    Was galt vor der Gesetzesänderung?

    Für die Steuererklärung 2016, die 2017 abgegeben wurde sowie die vorherigen Steuererklärungen, galt eine Belegvorlagepflicht. Das bedeutete, dass Sie die oben genannten Nachweise im Original direkt beilegen mussten und nur die Kopien bei sich zuhause aufbewahren durften.

    • Bundesfinanzministerium,В MoВ­derВ­niВ­sieВ­rung des BeВ­steueВ­rungsВ­verВ­fahВ­rensВ 19.08.2016.

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    Источники: http://mobil.n-tv.de/ratgeber/Welche-Belege-will-das-Finanzamt-sehen-article19733940.html, http://www.steuertipps.de/steuererklaerung-finanzamt/themen/steuererklaerung-belege-und-andere-nachweise, http://www.vlh.de/wissen-service/steuer-abc/welche-belege-muessen-in-die-steuererklaerung.html

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